Polityka prywatności i transparentności

POLITYKA PRYWATNOŚCI W SERWISIE INTERNETOWYM ekopel.pl
1. DEFINICJE
1.1. Administrator – Kopel Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu przy ul. Polnej 107, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w Toruniu, Wydział VII KRS, KRS 000058039, NIP 879 22 55 262, REGON 871520937, kapitał zakładowy 500.000 PLN. Telefon (0 56) 66 91 400, faks (0 56) 66 91 414/15, e-mail: hurtownia@kopel.com.pl .
1.2. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
1.3. Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
1.4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.5. Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem www.ekopel.pl
1.6. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.
2. PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU
2.1. W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.
3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W SERWISIE
KORZYSTANIE Z SERWISU
3.1. Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), a niebędących zarejestrowanymi Użytkownikami (tj. osób, które nie posiadają profilu w Serwisie), przetwarzane są przez Administratora.
3.1.1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3.1.2. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
3.1.3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
3.1.4. w celach marketingowych Administratora oraz innych podmiotów, w szczególności związanych z prezentowaniem reklamy behawioralnej – zasady przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING.
3.2. Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego
oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
REJESTRACJA W SERWISIE
3.3. Osoby, które dokonują rejestracji w Serwisie, proszone są o podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta. W celu ułatwienia obsługi Użytkownik może podać dodatkowe dane, wyrażając tym samym zgodę na ich przetwarzanie. Takie dane można w każdym czasie usunąć. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
3.4. Dane osobowe są przetwarzane:
3.4.1. w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3.4.2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie i sposobu korzystania z konta, a także preferencji Użytkowników w celu poprawy stosowanych funkcjonalności.
3.4.3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
3.4.4. w celach marketingowych Administratora oraz innych podmiotów – zasady przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING.
3.5. Jeżeli Użytkownik zamieszcza w Serwisie jakiekolwiek Dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów prawa i dóbr osobistych tych osób.
SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ
3.6. Złożenie zamówienia (zakupu towaru) przez Użytkownika Serwisu wiąże się z przetwarzaniem jego Danych osobowych. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zamówienia, a ich niepodanie
skutkuje brakiem realizacji zamówienia. Podanie pozostałych danych jest fakultatywne.
3.7. Dane osobowe są przetwarzane:
3.7.1. w celu realizacji złożonego zamówienia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3.7.2. w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
3.7.3. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie, a także preferencji zakupowych Użytkowników w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności;
3.7.4. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
FORMULARZE KONTAKTOWE
3.8. Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik może podać także inne dane w celu ułatwienia
kontaktu lub obsługi zapytania. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
3.9. Dane osobowe są przetwarzane:
3.9.1. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. MARKETING
4.1. Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników w celu realizowania działań marketingowych, które mogą polegać na:
4.1.1. wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych, które nie są dostosowane do jego preferencji (reklama kontekstowa);
4.1.2. wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom (reklama behawioralna);
4.1.3. kierowaniu e-mailowych powiadomień o interesujących ofertach lub treściach, które w niektórych przypadkach zawierają informacje handlowe (usługa newslettera);
4.1.4. prowadzenie innego rodzaju działań związanych z marketingiem bezpośrednim towarów i usług (przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz działania telemarketingowe).
4.2. W celu realizowania działań marketingowych Administrator w niektórych przypadkach wykorzystuje profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Administrator dokonuje oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość. Pozwala to na lepsze
dopasowanie wyświetlanych treści do indywidualnych preferencji i zainteresowań Użytkownika.
REKLAMA KONTEKSTOWA
4.3. Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do Użytkowników reklamy kontekstowej (tj. reklamy, która nie jest dopasowana do preferencji Użytkownika). Przetwarzanie Danych osobowych odbywa się wówczas w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6
ust. 1 lit. f RODO).
REKLAMA BEHAWIORALNA
4.4. Administrator oraz jego zaufani partnerzy przetwarzają Dane osobowe Użytkowników, w tym Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innych podobnych technologii, dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do Użytkowników reklamy behawioralnej (tj. reklamy, która jest dopasowana do preferencji Użytkownika).
4.5. Przetwarzanie Danych osobowych obejmuje także profilowanie Użytkowników.
NEWSLETTER
4.6. Administrator świadczy usługę newslettera na zasadach określonych w regulaminie osobom, które w tym celu podały swój adres e-mail. Podanie danych jest wymagane w celu świadczenia usługi newslettera, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości jego wysyłki. Ta forma komunikacji z Użytkownikiem może obejmować profilowanie.
4.7. Dane osobowe są przetwarzane:
4.7.1. w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
4.7.2. w przypadku kierowania do Użytkownika treści marketingowych w ramach newslettera – podstawą prawną przetwarzania, w tym z wykorzystaniem profilowania, jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO) w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie newslettera;
4.7.3. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności;
4.7.4. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
5. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
5.1. Administrator przetwarza Dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, YouTube, Twitter, Google+). Dane te są przetwarzane w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora i promowania różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki. Więcej informacji na temat na naszych profilach w mediach społecznościowych.
6. ZAMIESZCZANIE KOMENTARZY
6.1. Administrator zapewnia możliwość zamieszczania komentarzy w Serwisie. Podanie danych w polach oznaczonych jako „pole wymagane” jest dobrowolne, ale ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości zamieszczenia komentarza. Użytkownik może samodzielnie zdecydować o zakresie Danych, które są widoczne publicznie dla wszystkich Użytkowników.
6.2. Dane osobowe są przetwarzane:
6.2.1. w celu publikacji komentarza w ramach funkcjonalności udostępnianych przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi (art. 6 ust 1 lit. b) RODO);
6.2.2. w celu moderacji komentarza (w tym eliminacji spamu) – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zatwierdzaniu dodawanych przez Użytkowników
komentarzy i ich upublicznianiu.

POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI
1. DEFINICJE
1.1. Administrator – przedsiębiorstwo Kopel Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu przy ul. Polnej 107, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w Toruniu, Wydział VII KRS, KRS 000058039, NIP 879 22 55 262, REGON 871520937 .
1.2. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej
do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających
fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną
tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje
zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego
lub innej podobnej technologii.
1.3. Polityka – niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych.
1.4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.5. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez
Administratora.
2. PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
2.1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza Dane
osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO,
i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
2.2. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności
zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie
prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług).
Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji
wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
2.3. Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność
oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo
stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych
(np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty
danych w sposób zgodny z przepisami.
3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
3.1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: hurtownia@kopel.com.pl lub adres korespondencyjny: Kopel Sp. z o.o. ul. Polna 107, 87-100 Toruń

3.2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować
się poprzez adres e-mail hurtownia@kopel.com.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych przez Administratora.

4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
4.1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury
umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie
w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia,
że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby
uprawnione.
4.2. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy
i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków
bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie
Administratora.
4.3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych
osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych
do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki
służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
5. CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA
5.1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej
korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim
umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, dane
osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji
i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
5.2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1
lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego
działalnością gospodarczą.
5.3. Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy
korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający
bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana
jedynie osobom upoważnionym.
KONTAKT TELEFONICZNY
5.4. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach
niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać
podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której
dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes
Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej
sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
5.5. Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku na początku rozmowy
przekazywana jest osobie fizycznej stosowna informacja. Rozmowy są rejestrowane w celu
monitorowania jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także
w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla pracowników Administratora
oraz osób obsługujących infolinię Administratora.
5.6. Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:
5.6.1. w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii,
jeśli Administrator udostępnia taką usługę – podstawą prawną przetwarzania jest
niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
5.6.2. w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących
infolinię, jak również w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną
przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów
i interesantów, a także najwyższą jakość pracy konsultantów oraz prowadzenie
analiz statystycznych dotyczących komunikacji telefonicznej.
MONITORING WIZYJNY ORAZ KONTROLA WSTĘPU
5.7. W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator stosuje
monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do lokali i na teren przez niego zarządzany. Zebrane
w ten sposób dane nie są wykorzystywane do żadnych innych celów opisanych poniżej.
5.8. Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane zbierane w rejestrze wejść i wyjść
są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku
na terenie obiektu, oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec
Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną
przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6
ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących
się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.
5.9. Obszar objęty przez Administratora monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich
znaków graficznych.
REKRUTACJA
5.10. W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych
osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa
pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy
przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany
przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1
lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie
przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą
zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one
wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
5.11. Dane osobowe są przetwarzane:
5.11.1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu
wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
5.11.2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna
– w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania
danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed
zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO);
5.11.3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych
przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów
rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. A RODO);
5.11.4. w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia
warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie
uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym
interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie
warunków ewentualnej współpracy;
5.11.5. w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń
lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą
prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5.12. W zakresie, w jakim Dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, można
tę zgodę wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania
dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych
procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są po upływie dwóch lat – o ile wcześniej
zgoda nie została wycofana.
5.13. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane –
w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez
przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania
zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją
niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie
rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.
ZBIERANIE DANYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
5.14. W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy,
Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące
przetwarzania jego danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie
pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu
podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW
LUB KLIENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z ADMINISTRATOREM
5.15. W związku z zawieraniem umów handlowych w ramach prowadzonej działalności
gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów / klientów dane osób
zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających
zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym
wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj
nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
5.16. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu
Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu
prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom
trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp
do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań
prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym
przez te przepisy.
5.17. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów
oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.
ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH
5.18. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych
przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów
biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych
czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem
kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie
uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci
kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
5.19. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego
zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.
6. ODBIORCY DANYCH
6.1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania Dane osobowe
są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym
za obsługę systemów informatycznych i sprzętu (np. wyposażenia CCTV w zakresie
monitoringu wizyjnego), podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom,
agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym.
6.2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Podmiotu
danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich
informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami
obowiązującego prawa.
7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
7.1. Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”)
różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator
przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem
odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
7.1.1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach,
w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej
dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych
osobowych;
7.1.2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
7.1.3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ
nadzorczy;
7.1.4. w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi
w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
7.2. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG
na etapie ich zbierania.
8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
8.1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu
przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią
one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie
uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane
przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia
skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na
podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania
stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu
jej rozwiązania.
8.2. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest
niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym
okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
9.1. Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
9.1.1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie
Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację
o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych
przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane,
i planowanym terminie usunięcia danych;
9.1.2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię
przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
9.1.3. prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne
niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli
są niekompletne;
9.1.4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych,
których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów,
dla których zostały zebrane;
9.1.5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania
Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych
– z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą –
oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki
nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana
decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
9.1.6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane
są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową
lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której
one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe
jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże
pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno
po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
9.1.7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych
– Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych
osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego
sprzeciwu;
9.1.8. prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych
może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego
szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się
na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów
analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia);
sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9.1.9. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej
zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie
wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
9.1.10. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych
narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych,
Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie
Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu
danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
9.2. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
9.2.1. w formie pisemnej na adres: Kopel Sp. z o.o. ul. Polna 107, 87-100 Toruń
9.2.2. drogą elektroniczną na adres e-mail: hurtownia@kopel.com.pl
9.3. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie
zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich
danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji
żądania.
9.4. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka
rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania
się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę
prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
9.5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę
o przyczynach tego działania.
9.6. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi
udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej
formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin
realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych
wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną,
odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
9.7. Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie
zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony
lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany
jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.
ZASADY POBIERANIA OPŁAT
9.8. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane
jedynie w przypadku:
9.8.1. zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia
danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia
opłaty. Powyższa opłata zawiera koszty administracyjne związane z realizacją
żądania;
9.8.2. zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych)
lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać
uiszczenia opłaty. Powyższa opłata zawiera koszty prowadzenia komunikacji oraz
koszty związane z podjęciem żądanych działań;
9.8.3. W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą,
może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych..
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
10.1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.